La certificación de calidad para despachos de abogados y contables, basada en la norma UNI 11871, es el primer conjunto de normas para la organización y gestión de las actividades de despachos de abogados y contables que se formaliza en Europa. El análisis en profundidad de Stefano Aldini de SZA Studio Legale
La norma UNI 11871 para la certificación de despachos de abogados y contables es ciertamente un documento claro y comprensible, incluso para aquellos que no están particularmente familiarizados con el mundo de las "certificaciones de calidad" y su lenguaje.
Se trata de una norma voluntaria creada específicamente para despachos de abogados y contabilidad, donde hasta la fecha las certificaciones de sistemas de gestión tradicionales (principalmente ISO 9001 sobre sistemas de gestión de calidad) no han tenido mucho éxito. Son varias las razones aducidas para explicar la limitada difusión de la certificación ISO 9001 en los despachos de abogados y contables: una desconfianza natural hacia el profesional a la hora de compartir información sobre el desempeño de su actividad con terceros, el carácter personal del encargo profesional que es más difícil adaptarse a estar regulado por procedimientos, la complejidad de los requisitos documentales y formales exigidos.
La norma UNI 11871 fue creada con el objetivo de abordar estos impedimentos y fomentar así una mayor difusión de la certificación de despachos de abogados y contables. Sin embargo, la intención de simplificación no debe llevar a quienes se acerquen a esta nueva norma a centrar la atención exclusivamente en la "certificación" del despacho de abogados sin considerar el aspecto más relevante de la adopción y mantenimiento de un modelo de organización y gestión eficiente acorde a las exigencias de la UNI 11871. Este enfoque, en parte justificable, merece sin embargo una aclaración, no sólo de carácter técnico y terminológico. La certificación representa el último paso de un camino que parte de una elección consciente, motivada y exigente por parte de la "dirección" de la empresa o del profesional. Esta decisión debería conducir a la adopción de directivas destinadas a optimizar y mejorar cada vez más la organización y la gestión de la empresa según los parámetros "técnicos" definidos por la norma UNI 11871.
Es necesario entonces dar una implementación concreta y efectiva a estas directivas para que no se solapen con la ejecución y gestión ordinaria de las actividades de la empresa (o peor aún, que queden totalmente separadas de ellas), sino que se conviertan en parte integral de la forma de trabajar y se tienen en cuenta para orientar las opciones estratégicas de desarrollo y abordar los diversos riesgos a los que está expuesta la realidad profesional. La certificación representa ciertamente un paso fundamental para comunicar externamente los resultados obtenidos mediante la adopción del "método" previsto por la norma UNI 11871. Por lo tanto, entendemos la atención dedicada a los documentos y pruebas que deben mostrarse al certificador en el lugar de la auditoría como así como la preocupación por minimizar el impacto derivado de las tareas formales requeridas por la norma.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que los elementos formales no representan el objetivo principal del proceso de certificación: lo que importa son las directivas, comportamientos y criterios de trabajo seguidos y aplicados diariamente por la firma para alcanzar efectivamente los objetivos de mejora esperados tanto en relaciones con sus clientes y dentro de la organización. Éste es el enfoque sustancial que la norma pide adoptar cuando se presta excesiva atención a los aspectos formales (las pruebas que deben proporcionarse al certificador, el carácter obligatorio o no obligatorio que debe reconocerse a un documento según los requisitos de la norma, el número y extensión de los registros necesarios para certificar la realización de una determinada actividad o control, etc.), además de no aportar ningún beneficio a la capacidad de gestionar riesgos y aumentar el valor de la empresa, acaba comprometiendo y degradando el significado de la propia certificación. Dicho esto, somos plenamente conscientes de las dificultades y los costes, incluso de carácter organizativo, que implica la elección de adoptar un sistema para certificarse según la norma UNI 11871.
Por lo tanto, es una buena idea poner a disposición de las empresas interesadas en la certificación cualquier herramienta, información o apoyo práctico que pueda servir para hacer este proceso más fácil y comprensible, incluida la difusión de directrices interpretativas claras para la evaluación de la conformidad con la norma por el certificador (la muy reciente UNI/PdR 146:2023 con directrices operativas para la evaluación de la conformidad con UNI 11871:2022 responde precisamente a este último propósito). Según la norma UNI 11871 hay información que debe documentarse. Y en algunos casos sería incluso ilógico que dicha información no estuviera documentada.
Por ejemplo, ¿cómo comunicar y difundir las políticas de las empresas indocumentadas? O también, ¿cómo certificar la realización de los controles (por ejemplo, sobre los requisitos obligatorios o sobre el nivel de satisfacción del cliente) en los plazos establecidos o con los métodos establecidos en ausencia de los registros pertinentes? Fuera de los casos previstos por la ley, se mantiene inalterable el principio según el cual es responsabilidad de la Firma decidir qué información documentar o registrar y definir su nivel de detalle y profundidad según el tamaño, complejidad y contexto de referencia y a la luz de una evaluación de los efectos negativos (o positivos) que la posible falta (o presencia) de información documentada podría tener sobre la eficacia del sistema organizativo y de gestión de la empresa.
El sistema de procedimientos, registros y otra información documentada de la Firma debe crearse e implementarse no sólo para satisfacer la evaluación de conformidad única realizada por el certificador sino, sobre todo, para respaldar el funcionamiento de la Firma y mejorar la capacidad de responder a los requisitos del estándar y a los de los clientes. En muchos casos, ni siquiera será necesario preparar procedimientos u otra documentación ad hoc con vistas a la certificación porque la empresa ya dispone de herramientas o aplicaciones de gestión capaces de satisfacer los requisitos de la norma UNI 11871. Pensemos, por ejemplo, en software o plataformas. para la gestión de registros de clientes o prácticas de la empresa. En estas circunstancias, la opción de crear documentos adicionales (en papel o electrónicos) con el único fin de responder a las expectativas del certificador parece aún más inapropiada e inútil.
Al planificar el sistema UNI 11871, la empresa deberá analizar sus procesos y actividades para comprender si ya existen elementos organizativos y de gestión, incluso de carácter documental, capaces de responder a las exigencias de la norma según un enfoque basado en control de riesgos. . El certificador también adoptará el mismo enfoque para la evaluación de estos elementos, evitando solicitudes de trámites u obligaciones que dupliquen o superpongan innecesariamente lo que ya efectivamente aplica la Firma en la gestión ordinaria de sus actividades.
Con estos objetivos claramente a la vista, el modelo organizativo y de gestión previsto por la norma UNI 11871 puede entrañar algunas dificultades iniciales de adaptación, pero en una perspectiva a más largo plazo permitirá a la empresa alcanzar eficazmente sus objetivos y mantenerlos en el tiempo, tranquilizando a sus clientes. y a los interesados sobre la credibilidad y seriedad de lo que atestigua la certificación obtenida.
Esta es una traducción automática de una publicación publicada en StartMag en la URL https://www.startmag.it/economia/certificazione-uni-11871-per-gli-studi-legali-e-commercialisti-quali-garanzie-di-credibilita-del-percorso/ el Sat, 16 Sep 2023 05:03:36 +0000.